I en perfekt verden ankommer din bestilling af komponenter til det lineære system i tide, er ubeskadiget og i overensstemmelse med specifikationerne. Men i virkeligheden er ingen ufejlbarlig. Fejl opstår, og en ordre kan være ufuldstændig, beskadiget eller forkert. Det sker for alle, uanset hvor kræsen og kvalitetsbevidst man er. Derfor er det vigtigt, at du har styr på, hvordan din leverandør behandler reklamationer. Fordi det kan variere mellem forskellige virksomheder og have stor indflydelse på, hvor godt du vil være i stand til at opfylde de løfter, du har givet til din kunde.
En reklamation, der er behandlet på en god måde, er guld værd
At du kan stole på leveringsmeddelelser og at logistikken fungerer er grundlæggende for at kunne holde tidsplanen. Derfor arbejder de fleste leverandører hårdt for at undgå fejl eller forsinkelser. Men nogle gange er uheldet ude eller der begås en fejl. Du havde bestilt 100 kuglegevindspindler, men der var kun 70 i forsendelsen. Eller måske var tre af dem i den forkerte længde.
Alle laver fejl, så derfor kan det være interessant for dig at prøve at finde ud af, hvordan de forskellige leverandører håndterer og behandler reklamationer. En godt gennemført levering er naturligvis helt fejlfri. Men hvis noget går galt, er en veludført reklamation yderst værdifuld og kan faktisk styrke tilliden til din leverandør.
Grundlaget for al vellykket reklamationsbehandling er kommunikation. Du ønsker svar på, hvordan problemet bliver løst, hvornår det er løst og du vil helst ikke skulle bruge tid i telefonkøer eller føle, at der bliver tvivlet på dig. Tværtimod ønsker du, at din leverandør er proaktiv og giver besked i samme øjeblik, der sker noget, som kan betyde en potentiel afvigelse. Fordi når du har meddelt leveringsdatoen til din organisation og til kunden, vil du hurtig kunne give besked i tilfælde af ændringer. Det er derfor nødvendigt, at din leverandør er hurtig til at komme med feedback. Kommunikationen skal være klar, hurtig, ærlig og gennemsigtig.
Hvordan ved jeg, hvordan en reklamation vil blive behandlet?
At vide på forhånd, hvordan en leverandør vil behandle en reklamation, er selvfølgelig ikke helt enkelt. Det er ikke muligt at spørge virksomheden, fordi de selvfølgelig vil hævde, at de er hurtige og proaktive i deres reklamationsbehandling.
Mange gange finder du ud af det gennem den fornemmelse, du får, når du har din indledende kontakt med dem. Start med at bede om en pris eller et tilbud. Hvis du opdager, at du hurtigt får svar, og de lader til at være ivrige, er det et tegn på, at de er hurtige og serviceorienterede. Hvilket sandsynligvis også vil gælde for eventuelle reklamationer.
Du kan også spørge rundt i dit netværk og høre, om andre har erfaring med at arbejde med dem. Det viser sig normalt ret hurtigt, hvis de rent faktisk lever op til de løfter, de giver.
Vælg en leverandør, der forstår vigtigheden af reklamationsbehandling
En anden vigtig faktor er, hvordan leverandøren arbejder med sine producenter. Nogle leverandører lader alle komponenter, der bestilles fra eksterne producenter, gå igennem deres egen virksomhed før levering til slutkunden. På den måde kan de kontrollere kvaliteten, og at alt er korrekt. De har endda procedurer på plads, så produktionspersonalet slår alarm, hvis de kvaliteter, der sendes ind, ikke opfylder kravene.
Nogle leverandører har også en dedikeret afdeling, der er tager sig af reklamationsbehandlingen, så sagerne kan håndteres så hurtigt som muligt. Det behøver ikke at betyde, at de har flere afvigelser end andre, men snarere, at de tager problematikken alvorligt.
Men det vigtigste af alt er din leverandørs holdning. Har de forståelse for, at du har brug for dine komponenter, og at du har en kunde, som du skal servicere? Stoler de på dig, eller tvivler de på dig?
En leverandør, der håndterer reklamationer på en god måde, fokuserer på at hjælpe dig i stedet for at skade dig. De lægger deres energi i at løse den opståede situation på en måde, der giver dig mulighed for at holde de løfter, du har givet til din kunde.
